運営指導（実地指導）に備える必要書類チェックリスト＋当日の流れ｜介護事業所の準備ガイド

運営指導（旧・実地指導）は、行政手続法第35条にもとづく行政指導です。強制的な立入検査ではなく、事業所の任意の協力のもとで現地を訪問し、運営状況等を確認するものです。厚生労働省「介護保険施設等運営指導マニュアル」（令和6年7月改訂）では、実施方法として①介護サービスの実施状況指導（サービスの質）②運営体制指導（最低基準等の体制）③報酬請求指導（加算・減算等の請求内容）の3つが示されています。

本記事では、このマニュアルが示す標準的な流れと、準備しておきたい書類をチェックリストとしてまとめます。指摘されやすいポイントと具体的な対策は、別記事「運営指導で指摘されやすい研修の不備と対策」で詳しく解説しています。

マニュアルでは、勤務体制や準備の都合を考慮し、原則1か月前までに施設・事業所へ通知することが示されています（緊急時等は無通告で行われる場合もありますが、その場合も当日に同様の内容の通知が行われます）。通知には、次の6項目が記載されます。

• ①根拠規定及び目的
• ②日時及び場所
• ③指導担当者
• ④出席者（役職名での案内で差し支えありません）
• ⑤準備すべき書類等
• ⑥当日の進め方・流れ

マニュアルでは、準備する書類は基本的に原本を想定しつつも、監査とは異なり写し（コピー等）でも差し支えないとされています。ただし、自治体によっては事前提出資料や自己点検結果の提出を求める場合があるため、届いた通知文の指示に従ってください。

研修関連で確認されやすい書類は、次のとおりです。テーマ（虐待防止・身体拘束・感染症対策・BCP・事故防止など）ごとに、この一式をそろえておくと説明しやすくなります。

• レジュメ（研修で使用した資料）
• 実施記録（日時・研修名・内容・講師・対象者・参加者数）
• 出席簿（参加者の署名）
• 確認テストの結果（実施している場合）
• 委員会の議事録（委員会が義務づけられている分野）
• 指針・マニュアル（整備が義務づけられている分野）
• 担当者を定めた文書（担当者の配置が義務づけられている分野）
• 年間研修計画表

マニュアルが示す当日の確認は、大きく3つです。①介護サービスの実施状況指導＝利用者の生活実態の把握、施設・設備の確認など（利用者数名を選んで、確認項目・確認文書にもとづき確認する場合があります）。②運営体制指導＝人員配置や委員会・指針・研修などの体制が整っているかの確認。③報酬請求指導＝加算・減算の考え方や実施状況、請求内容・基本報酬の確認です。

確認が一通り終わると、その場で結果が伝えられます。取り組みの良い点が伝えられるほか、指導・指摘事項や介護報酬の過誤調整があれば、その内容と今後の流れが伝えられます。個人情報を扱う場面があるため、会議室など個室の準備を求められることがあります。

運営指導が終わったあとは、指導した側で結果が整理され、改善を要する事項や介護報酬の過誤調整がある場合は、その内容が事業所に通知されます。事業所側は、通知された内容について、文書による報告（改善報告書の提出など）を求められる場合があります。

これらは厚生労働省「介護保険施設等運営指導マニュアル」（令和6年7月改訂）が示す標準的な流れです。実際の通知時期・進め方・準備書類・報告の様式は指定権者（都道府県・市区町村等の自治体）によって異なるため、届いた通知文の記載に従って個別にご確認ください。

通知から実施日までの期間で、様式の統一や記録の整理が間に合わない書類が見つかることもあります。その場合は、無理に取り繕おうとせず、現状のまま準備し、当日または事前の問い合わせ窓口に相談してください。運営指導は改善を目的とした行政指導であり、不備を隠すよりも、正直に状況を伝えて今後の改善につなげる姿勢が重要です。

本記事では研修関連の書類に絞って整理していますが、実際の運営指導では、これに加えて人員配置に関する書類（勤務表・資格証等）や、利用者ごとの個別援助計画・サービス提供記録なども確認の対象になります。研修関連の書類は、これらの中の一部という位置づけで準備を進めてください。

運営指導で改善を要する事項の指摘を受けた場合、改善報告書の提出だけでなく、実際にどう改善したかの記録（改訂した様式、実施した追加研修の記録など）を残しておくと、次回の運営指導での説明がスムーズになります。指摘事項とその対応は、単発で終わらせず、事業所内の記録として蓄積しておきましょう。

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法令・介護報酬・運営指導の運用は改定や自治体差があります（本記事は2026年7月時点）。最終的な運用は指定権者（都道府県・市区町村等の自治体）へご確認ください。